GESTFACT

Logiciel de gestions de devis et facturations

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CADI

6,rue Bouvet

29200 BREST

Téléphone            0 298-458-868

Télécopie            0 298-495-424

 

RENSEIGNEMENTS

 

Les produits mentionnés dans ce manuel peuvent être des marques déposées.

Elles sont toutes reconnues et l'auteur n'est lié à aucune d'entre elles.

 

 

GESTFACT  Réserve de droits.

Copyright (C) Tayeb CADI, 2001

Tous droits réservés.

            La présente œuvre est prot2GER par les conventions internationales sur le droit d’auteur. La violation de l’un des droits de l'auteur de l’œuvre est un délit de contrefaçon et toute contrefaçon est sanctionnée en France par l'article L. 335-2 du code de la protection intellectuelle et punie de deux ans d'emprisonnement et de 1 000 000 F d'amende.

 

            Il est interdit de reproduire, traduire, adapter, arranger, modifier le logiciel ainsi que la documentation qui y est associée, même lorsque ces actes sont nécessaires pour permettre l'utilisation de l’œuvre, conformément à sa destination. En application de l'article L. 122-6-1 du code de la protégée intellectuelle, l'auteur se réserve le droit de corriger les erreurs et de déterminer les modalités particulières auxquelles seront soumis les actes vises ci-avant. La reproduction du code du logiciel ou la traduction de la forme de ce code sont interdites m me lorsque' elles sont indispensables pour obtenir les informations nécessaires a l''interopérabilité du logiciel avec d'autres logiciels, les informations nécessaires étant accessibles à l’utilisateur auprès du titulaire des droits de propriété intellectuelle, dans les conditions du catalogue de ce dernier. L'utilisateur est autorisé à effectuer une copie du logiciel aux seules fin de sauvegarde. L'utilisateur est responsable de la sécurité physique de cette copie

 

Important: En transférant ce logiciel sur votre disque dur, vous vous engagez à prendre connaissance des éléments suivants et en respecter les principes. Au cas où vous vous trouveriez en désaccord avec ceux-ci, et avant toute utilisation, retournez le logiciel complet dans son emballage d’origine à l’endroit où vous l’avez acheté, pour un remboursement intégral.

 

Licence: L’auteur vous donne le droit d’utiliser ce logiciel sur un seul ordinateur.

 

Fin de licence: Cette licence restera en vigueur jusqu’à son terme, soit dans l’hypothèse où vous ne respecteriez pas les clauses de cet engagement, jusqu’à ce que vous receviez de l’auteur un courrier vous avisant du dit terme. Vous devrez alors détruire tous textes et copies de ce logiciel, quel qu’en soit le support.

 

Durée de garantie: L’auteur garantit le support magnétique de ce logiciel pour une durée de 60 jours à partir de la date d’achat, le support incriminé vous sera échangé contre le support original, accompagné de la facture originale portant la mention de la date d’achat ET DU SUPPORT.

 

Limite de garantie: L’auteur ne saurait être tenu responsable des dommages directs ou indirect (tels que pertes de données ,etc...) résultant de l’utilisation (ou d’une utilisation erronée) de ce logiciel. La responsabilité des contractants ne saurait en aucun cas excéder le prix d’achat du

logiciel, dans la limite de la durée de garantie. Tout autre garantie non indiquée dans les présents articles est éxclue de la responsabilité des contractants.

 

 

 

 

 

Introduction

GESTFACT  Gestfact est un logiciel de gestion des devis et factures

Ce  logiciel est destiné aux artisans commerçants et prestataires de service

Gestfact vous permet de créer des devis et factures

Vous pouvez facturer un devis ou le copier dans un autre devis

Vous pouvez créer directement une facture ou facturer un devis

Vous pouvez copier une facture dans une autre facture

 

Gestion des clients et fournisseurs

Gestion des articles avec incorporation d’images pour pièces, fleurs pour fleuriste, ou ouvrage pour les artisans

Copier un article

Gestion des taux de tva 3 taux

Modification des taux de tva

Actualisation des prix des articles

Possibilité d’incorporer votre logo dans votre entête de société

Sauvegarde restauration

Courrier publipostage pour vos clients

Importation exportation des clients et articles fournisseurs

Exportation articles vers un fichier Html pour incorporrer dans un site web

Exportation des totaux facture dans un fichier pour EXCEL

Edition en visualisation ou sur imprimante des devis, des factures, des articles des clients

Liste des devis, liste des facture  et liste des factures par client

 

AVANT DE COMMENCER VOUS DEVEZ  CLIQUEZ SUR SOCIETE  PUIS MAINTENANCE ENSUITE VOUS DEVEZ REMPLACER LES RENSEIGNEMENT EXISTANTS PAR VOS PROPRES COUORDONNES

SI VOUS N AVEZ DE LOGO IL FAUT LE SUPPRIMER EN L EFFACANT

voir plus bas

 

Menu fichier

 

Configuration de l’imprimante

Vous permet de choisir l’imprimante que vous vouler affecter à votre application

 

 

Liste des Cp et villes

Affiche tous les codes postaux et villes

Nouveau: <-->Cliquez sur ce bouton pour ajouter un enregistrement.

Modifier: <-->Cliquez sur ce bouton pour modifier ou éditer un enregistrement.

Supprimer: <-->Cliquez sur ce bouton pour supprimer un enregistrement  à éviter.

 Fermer: <-->Ferme la fenêtre

Vous pouvez rechercher

Par numéro de Code

Par ville

 

Mise à jour cp et villes

Normalement vous n'avez pas besoin

 

 

Sauver & Restaurer

Cette fenêtre vous permet de faire des sauvegardes et des restaurations

Sauvegarder: <-->Avant de faire une sauvegarde vous devez cliquer sur le bouton jaune  pour rechercher l'emplacement de votre sauvegarde  le lecteur A:, Cd  ou un repertoire dans dans votre disque dur

Restaurer: <-->Avant de faire une restauration vous devez cliquer sur le bouton jaune  pour rechercher l'emplacement de votre sauvegarde c.a.d   le lecteur ou le repertoire ou sont vos fichiers de sauvegarde  A:,  Cd  ou un repertoire dans dans votre disque dur

Fermer: <-->Ferme la fenêtre

 

Nota: <-->Les fichiers sauvegardés sont tous ceux avec l'extension TPS uniquement les images et les autres ne le sont pas

 

Importation et exportation (Clients Fournisseurs et Articles)

Pour faire une bonne importation vous devez faire une bonne exportation de votre ancien logiciel

Lorsque vous faite une importation d’articles ou de clients

Vous devez d’abord faire une exportation de votre ancienne application Les champs doivent êtres délimités par une virgule en foncton de type de fichier

les fichiers DBF i l est possible de les importés directement d'un ancien logiciel sans faire d'exportation au préalable

Gestfact permet d’importer les données avec les formats suivants :  CSV , BAS, ASC, TXT,  DOC et DBF

 

ATTENTION LORSQUE VOUS FAITE UNE IMPORTATION DE FICHIER *.TXT vous devez connaitre la position et la longueur de chaque champ (votre fourniseur doit vous communiquer ces renseignements)

 

Les images ne sont ni importer ni exporter, vous devez les copiées dans votre repertoire

Vous pouvez aussi scanner des images si vous avez un scanner

 

Importation Clients

Données type ASCII délimitées

Cliquez sur fichier puis importation puis Clients ASCII délimités virgule

La fenêtre d’importation s’ouvre  (étape 1 options fichier source)

Cliquez sur le bouton avec 3 points pour alle chercher le fichier à importer

Choisissez le format de date

Cliquez sur suivant  ou sur (étape 2      fichiers souce)

Cliquez sur le bouton 1er sur la liste de gauche pour voir les champs du fichier à importer

Vous pouvez cliquer sur suivant pour voir apparaître le nom de votre client suivant son adresse ville etc..

Maintenent choisissez les champs que vous voulez importer en cliquant sur chaque champ avec la souris et en le faisant glisser sur la liste de droite (c’est le drag and drop) faite ça pour tous les champs que vous voulez importer

Une fois fini cliquez sur lancer et c’est tout

Vérifier votre fichier client car une importation dépend d’une bonne exportation

 

Astuce Vous pouvez ajouter dans un des champs une information  Par ex : Pays

Si tout vos clients habite en France ,  cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ Pays dans la liste de droite et entrez France puis sur Ok

 

IDEM POUR LES FOURNISSEURS

 

Importation Articles

Données type ASCII délimitées

La procédure d’importation est exactement pareille que pour les clients

La aussi vous pouvez cliquez sur un fichier de la liste de droite avec le bouton droit de la souris  par ex : le coef  de vente si vous voulez avoir le même coef pour tous les articles

C’est le moment d’en profiter

 

Importation Clients,Fournisseurs  et Articles   (données type  DBASE)  

Procédez de la même façon que pour les clients et articles

Avec DBASE il est possible d’importer un fichier DBF sans que celui-ci soit exporter, cette procedure n’est pas garantie  pour toutes les applications

Vous pouvez toujours essayer

Quand vous lancerez l’importation une fenêtre d’erreur en anglais s’affiche

Cliquez sur OK et avec un peu de chance ça devrai marcher

 

 

 

LES EXPORTATIONS DES CLIENTS ATRICLES ET FOURNISSEURS SE FONT DE LA MEME FACON QUE LES IMPORTATIONS

SERVEZ VOUS DE VOTRE SOURIS A CHAQUE FOIS VOUS LA DEPOSEE SUR UN ELEMENT UNE BULLE D AIDE S AFFICHE

VOUS DEVEZ COCHEZ LES CHAMPS A EXPORTER ET DECOCHER LES  CHAMPS QUE VOUS N EXPORTER PAS

 

 

Exportation des factures Pour êtres traiter avec EXCEL

 

Pour EXPORTER vers EXCEL vos factures, la premiére que vous lancerez l’exportation

Le fichier FACTURES.CSV   se crée  vous pouvez y aller sur votre répertoire

Cliquez dessus et il s’ouvrira avec EXCEL

Après,  vous pouvez relancer l’exportation et votre fichier s’ouvrira automatiquement avec EXCEL à partir de GESTFACT

 

Quitter

Pour quitter votre application

Vous pouvez aussi quitter l’application en cliquant en haut à droite de votre fenêtre

 

Menu éditer

Vous permet de faire des copier, couper, coller

 

Menu listes

 

 

Liste des devis

 Affiche les devis de tous les clients.

Nouveau: <-->Cliquez sur ce bouton pour ajouter un enregistrement.

Modifier: <-->Cliquez sur ce bouton pour modifier ou éditer un enregistrement.

Supprimer: <-->Cliquez sur ce bouton pour supprimer un enregistrement.

Copier le devis: <-->Cliquez sur ce bouton pour copier le devis sélectionné. Une fois copié cliquez sur modifier et changer le nom du client si ce n'est pas le même  et si vous avez d'autres modifications a faire

Fermer: <-->Ferme la fenêtre

 

Vous pouvez rechercher un facture de 2 façons

Par numéro de facture

par Réf du client.

 

 

Entête Devis

 

Ici vous êtes en création ou en modification d'un devis

N° de devis: <-->Il est autoincrémenté

Date: <-->Date du jour systéme changer si besoin

Etat: <-->Cliquez sur la fléche pour choisir dans la liste

N° de client: <--> Cliquez sur le bouton pour choisir un client dans la liste

une fois choisi tous les autres champs sont renseignés vous changer l'adresse de livraison ou chantier si ce n'est pas la même

Note d’entête: <-->renseignez pour reconnaitre ce devis dans la liste des devis

Cliquez sur le bouton Ok pour enregistrer et puis revenez en modification pour travailler sur le corps du devis

Le bouton Annuler c'est pour annuler votre travail

 

 

Corps du devis

C'est la liste des ligne de vente articles du devis

 

ATTENTION

Dans le corps du devis toute suppression modification ou ajout est enregistrer vous n'avez pas la possibilité d'annuler votre travail le bouton annuler avec X rouge ne concerne que l'entête et le pied

Nouveau: <-->Cliquez sur ce bouton pour ajouter un enregistrement.

Lorsque vous cliquez sur nouveau la fenêtre qui s'ouvrira devant  vous aurez le choix enttre article ou commentaire pour avoir une ligne blanche laissez le champ de saisi commentaire blanc,

Modifier: <-->Cliquez sur ce bouton pour modifier ou éditer un enregistrement. Ne pas modifier un article pour en faire un commentaire

Supprimer: <-->Cliquez sur ce bouton pour supprimer un enregistrement.

Les 4 boutons avec fléches hautes et basses: <-->Vous permettent de remonter ou descendre un enregistrement d'une ligne  ou jusqu au début ou à la fin du devis

A notez: lorsque vous entrez un commentaire la ligne dans le corps du devis est bleue claire et lorsque vous la sélectionnée elle est légérement bleue foncée

En bas de la liste vous avez les totaux de votre devis avant remise ou majoration

 

Mise à jour ligne devis

Ou corps du devis

Type Article ou commentaire: <--> cliquez sur article pour entrez un article ou sur commentaire pour entrez un commentaire ou une ligne blanche

Pour entrez une ligne blanche cliquez sur commentaire et laisser le champs description viérge et confirmez par entrez

 

Ref article: <-->Cliquez pour choisir dans la liste des article une fois choisi, valider tous les autres champs seront renseignés, sauf quantité, vous pouvez modifier le prix l'unité et la tva si besoin

Cliquez sur le bouton Ok pour confirmer ou annuler  et retourner dans le corps du devis

 

 

Pied  de devis

HT et total Tva: <-->C'est le total hors taxe et total tva

HT devis + Tva net + Montant TTC: Ce sont les totaux net

Acompte: <-->C'est l acompte reçu sur devis éventuel plus les réglements

Net à payer: <-->Le total dù

Note sur ce devis: <-->Vous permet d'entrez une note sur ce devis

Note de pied: <-->Vous permet d'entrez une note de bas de devis.

 

 

Liste des devis Pour facturation

<-->  Affiche les devis de tous les clients.

Cette liste ne sert que pour la facturation des devis

 Facturer le devis: <-->Cliquez sur ce bouton pour facturer le devis sélectionné.

 Fermer: <-->Ferme la fenêtre

 

 

Facture_Liste

 Affiche les factures de tous les clients.

Nouveau: <-->Cliquez sur ce bouton pour ajouter un enregistrement.

Modifier: <-->Cliquez sur ce bouton pour modifier ou éditer un enregistrement.

Supprimer: <-->Cliquez sur ce bouton pour supprimer un enregistrement.

Copier la facture: <-->Cliquez sur ce bouton pour copier le devis sélectionné. Une fois copié cliquez sur modifier et changer le nom du client si ce n'est pas le même  et si vous avez d'autres modifications a faire

Fermer: <-->Ferme la fenêtre

 

Vous pouvez rechercher une facture de 2 façons

Par numéro de facture

par Réf du client.

 

 

Entête de facture

 

Ici vous êtes en création ou en modification d'un devis

N° de facture: <-->Il est autoincrémenté

Date: <-->Date du jour systéme changer si besoin

N° de client: <--> Cliquez sur le bouton pour choisir un client dans la liste

une fois choisi tous les autres champs sont renseignés vous changer l'adresse de livraison ou chantier si ce n'est pas la même

Note d’entête: <-->renseignez pour reconnaitre ce devis dans la liste des devis

Cliquez sur le bouton Ok pour enregistrer et puis revenez en modification pour travailler sur le corps du devis

Le bouton Annuler c'est pour annuler votre travail

 

 

Corps de facture

C'est la liste des lignes de vente articles du devis

 

ATTENTION

Dans le corps du facture toute suppression modification ou ajout est enregistrer vous n'avez pas la possibilité d'annuler votre travail le bouton annuler avec X rouge ne concerne que l'entête et le pied

Nouveau: <-->Cliquez sur ce bouton pour ajouter un enregistrement.

Lorsque vous cliquez sur nouveau la fenêtre qui s'ouvrira devant  vous aurez le choix enttre article ou commentaire pour avoir une ligne blanche laissez le champ de saisi commentaire blanc,

Modifier: <-->Cliquez sur ce bouton pour modifier ou éditer un enregistrement. Ne pas modifier un article pour en faire un commentaire

Supprimer: <-->Cliquez sur ce bouton pour supprimer un enregistrement.

Les 4 boutons avec fléches hautes et basses: <-->Vous permettent de rmonter ou descendre un enregistrement d'une ligne ou jusqu au début ou à la fin du devis

A notez: lorsque vous entrez un commentaire la ligne dans le corps du devis est bleue claire et lorsque vous la sélectionnée elle est légérement bleue foncée

En bas de la liste vous avez les totaux de votre devis avant remise ou majoration

 

Mise à jour ligne facture

Ou corps de facture

Type Article ou commentaire: <--> cliquez sur article pour entrez un article ou sur commentaire pour entrez un commentaire ou une ligne blanche

Pour entrez une ligne blanche cliquez sur commentaire et laisser le champs description viérge et confirmez par entrez

 

Mise à jour ligne facture

Ou corps de facture

Ref article: <-->Cliquez pour choisir dans la liste des article une fois choisi, valider tous les autres champs seront renseignés, sauf quantité, vous pouvez modifier le prix l'unité et la tva si besoin

Cliquez sur le bouton Ok pour confirmer ou annuler et retourner dans le corps de facture

 

Pied  de facture

HT et total Tva: <-->C'est le total hors taxe et total tva

HT Facture + Tva net + Montant TTC: <-->Ce sont les totaux net

Acompte: <-->C'est l acompte reçu sur devis éventuel plus les réglements

Net à payer: <-->Le total dù

Note sur cette facture: <-->Vous permet d'entrez une note sur ce tte facture

Note de pied: <-->Vous permet d'entrez une note de bas de facture.

 

 

Liste des clients

Affiche tous les clients.

Nouveau: <-->Cliquez sur ce bouton pour ajouter un enregistrement.

Modifier: <-->Cliquez sur ce bouton pour modifier ou éditer un enregistrement.

Supprimer: <-->Cliquez sur ce bouton pour supprimer un enregistrement.

Fermer: <-->Ferme la fenêtre

Vous pouvez rechercher un client de 2 façons

Par numéro de client

par nom du client.

 

 

Mise à jour clients

 

Ici vous êtes en création ou en modification d'un client

REf: <-->Réference client (alphanumérique

 Civilité: <-->Cliquez sur la fléche pour choisir dans la liste

Nom: <-->Nom du client

Contact: <--> Le Nom du contact si ce n'est pas le client

Adresse: <--> l'adresse

Code postal et ville: <-->Cliquez sur le bouton avec 3 points pour choisir

 Pays Téléphone et fax: <-->Renseignez si besoin

E. MAIL: <-->L'adresse eMail du client

Mailer: <-->Cliquez sur ce bouton pour envoyer un EMAIL au client

Divers: <-->champs facultatifs

Onglet general suite: <-->Renseignez les champs rib et banque si besoin

Date: <-->Date du premier contact avec le client

Onglet note: <-->vous permet d'ajouter d'autres renseignements sur le client

Onglets factures et devis: <-->Vous permet de voir les listes factures et devis de ce client

Cliquez sur le bouton Ok pour enregistrer

Le bouton Annuler c'est pour annuler votre travail

 

 

Liste des articles

 Affiche les articles avec visualisation (image) de l'article séléctionné pour les piéces ou fleurs ou photo de certains articles et ouvrage pour les artisans

 Nouveau: <-->Cliquez sur ce bouton pour ajouter un enregistrement.

Modifier: <-->Cliquez sur ce bouton pour modifier ou éditer un enregistrement.

Supprimer: <-->Cliquez sur ce bouton pour supprimer un enregistrement.

Imprimer: <-->Cliquez sur ce bouton pour imprimer l'article séléctionné

Copier: <-->Cliquez sur ce bouton pour copier l'articles sélectionné. (vous devez changer la réference article)

Fermer: <-->Ferme la fenêtre

Vous pouvez rechercher un article de 2 façons

Par ref article

par description.

 

Mise à jour articles

 

Ici vous êtes en création ou en modification d'un articles

Reference: <-->Réference article (alphanumérique) donnez lui un nom à reconnaitre facilement

Type <-->Cliquez sur la fléche pour choisir dans la liste

Description <-->description de votre article ou de votre prestation si vous êtes artisan ou prestataire de service

Fournisseur <--> Le Nom du fournisseur qui vous vendu l'article (facultatif)

Unité <-->Cliquez sur la fléche pour choisir dans la liste

Prix d'achat <-->C'est le prix d'achat de l'article si vous l'avez acheter chez un fournisseur

Coëfficient <-->C'est le bénéfice que vous voulez faire sur cet article à la vente.Vous avez la posibilité d'entrer directement le prix de vente de votre article le coef est renseigner automatiquement

Prix de vente <-->Il est renseigner automatiquement suivant le coefficient

Image <-->Cliquez sur le bouton choix image pour choisir une image (facultatif) les images doivent êtres présentent dans votre application

 

Liste des courriers Publipostage

  Affiche le courrier clients. Elle vous permet d'envoyer un courrier à un client ou à plusieurs

Imprimer: <-->Cliquez sur ce bouton pour pour choisir un ou plusieurs clients et imprimer le courrier selectionné

Nouveau: <-->Cliquez sur ce bouton pour ajouter un enregistrement.

Modifier: <-->Cliquez sur ce bouton pour modifier ou éditer un enregistrement.

Supprimer: <-->Cliquez sur ce bouton pour supprimer un enregistrement.

Fermer: <-->Ferme la fenêtre

 

Mise à jour Courrier

Pour créer un courrier à partir du menu principal

cliquez sur Courrier, puis  publipostage ensuite cliquez sur nouveau

 

N° du courrier: <-->C'est le Numéro du courrier le champs est autoincrémenté

Date: <-->C'est la date du jour

Commentaire: <-->Entrez un commantaire pour identifier votre courrier

Fenêtre Texte: <--> entrez votre texte de courrier dans ce champs (c'est pour du petit courrier

Vous avez la possibilité d'entrez 25 à 30 lignes maximum pour une seule page

 faire des essais d'édition avant

une fois fini cliquez sur Ok pour confirmer ou annuler

 

 

Menu impression

Vous permet d’imprimer les liste des devis, des factures, des clients, des articles, la liste des factures d’un seul client

 

Mise à jour de la société

Ici vous êtes en modification de votre société vous devez remplacer tout les champs par vos propres couordonnés et de la même façon que c’est

 

Civilité: <-->Entrez la civilité sté ets

Nom: <-->Nom de société

Activité et activité suite: <-->Ces 2 lignes vous permettent d'entrez votre activité et voir ce que ça donne dans les éditions

Adresse: <--> l'adresse

Code postal et ville: <-->Cliquez sur le bouton avec 3 points pour choisir dans la liste

Téléphone et fax: <-->Renseignez si besoin

Renseignez tout les champs que vous voulez voir apparaitre dans l'entête de vos édition si vous n'avez pas de papier avec entête

Onglets General suite: <-->Vous avez d'autres champs ape,email,rib banque

Vous avez la possibilité d'ajouter votre logo dans vos entêtes

 

Vous devez renseignez impérativement les taux de tva avec lequeles vous travaillez  vous avez une possibilité de 3 taux  vous les retrouverez dans la mise à jour dess articles

 

Onglet suite et Note  Vous permet d’entrer une note et renseigner le champ pour l’adresse de chantier ou de livraison

L'autre champ à renseigner

Vous devez renseigner le champs en fonction de votre profession  (adresse de livraison ou de chantier si vous êtes dans le batiment) car ce champ apparaitra sur vos éditions de devis et factures

Cliquez sur le bouton Ok pour enregistrer

Le bouton Annuler c'est pour annuler votre travail

 

Traitements

Vous permet de modifier les taux de tva et l’actualisation des prix des articles